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おはようございます。PTAブロガーいさおです！

 

 

 

PTAで新しいことをすることになって、

「おたより」を作らなきゃいけないんだけど、

私、文章力なんて全くないし困ったなぁ・・・

 

 

 

そんな状況になったとしても、

書き方の「型＝フォーマット」を

持っていれば、

なんとか頑張って書くことができるはず。

 

 

 

今回の記事は、この「型」をお見せし、

例題とともに説明することで、

初めての人でも

おたよりの書き方が身につく内容です。

 

 

 

ぼくは仕事で文書作成などのPRに注力し、

イベント集客を前年比2.5倍にした経験があります。

 

 

 

それから、

PTAのおたよりも、

新規案件だけで5回ほど作成した経験があるので、

実体験から、わかりやすくお届けしますね。

 

 

 

ぜひ困ったらこのフォーマットを使って

文書作成にトライしてみてください！

 

 

 

ではピーブロ（PTA2.0ブログの略）よろしくお願いします！

 

 

 

書き始める前に3つのことを整理しよう

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さて「どう書こう？」
と思ったらまずはメモを作りましょう。
 
 
 
いきなり紙に向かって文章を考えるのは
難易度が高いです。
 
 
 
前回の記事「これだけでPTAが変わる！PTAのおたより作りの考え方」で整理した内容3点を抑えていけば大丈夫です。
 
 
 
3点とは、
  1. 読み手の気持ちになる
  2. 伝わるように書く
  3. 「なぜ」を一番意識して書く
です。
 
 
 

１．読み手の気持ちになる

おたよりをもらう一保護者の立場になって、
「何を知りたいだろうか？」という
質問に答えていく感じです。
 
 
PTA役員に入ってしまうと、
内部からの目線になってしまうので、
一度そこをリセットし、
知らないふりをして考える必要があります。
 
 
（例）
運動会の案内
  • わが子の出番は何時ごろ？
  • 場所取りのルールは？（特に1年生）
 
アンケートや意見交換会の実施
  • いきなり何なん？
  • 回答したら良いことあるの？
  • 時間的に無理ならどうしたらいいの？
 
寄付などのお願い
  • お金出すのイヤです。
  • 何に使うの？
  • これからもいっぱいお金取られるの？
 
 
 

２．伝わるように書く

伝えるのではなく、

伝わるにはどうしたらいいかを考えます。

 

 

 

1.で書いたことの疑問に答える際に

何があれば、どう書けば、

何も知らない保護者にどう伝わるか

という観点ですね。

 

 


（例）

アンケートや意見交換会の実施

  • いきなり何なん？→検討は、誰と誰とで、いつ頃から始めていたかを冒頭に書こう。
  • 回答したらなんか良いことあるの？→回答が最終どう使われるか、意見はどう処理されるかを書こう。
  • 時間的に無理ならどうしたらいいの？→会合に来られないけど、意見がある人はメールで意見を受け付けたりできるようにしよう。

 

 

 

３．「なぜ」を一番意識して書く

人は「なぜ」に一番共感すると言われています。

 

「何を」ではありません。人に「もの」を提供するのではなく、ビジョンに共感してくれる人を増やすことがゴールです。面白いことに、今皆さんにお話していることは私自身の意見ではないのです。これは生物学的に証明されている事実なのです。心理学ではありませんよ、生物学です。

 

引用：マーケティングコンサルタント　サイモン・シネック氏

 

 

有名な「ゴールデンサークル」の動画もぜひご覧ください。

 

 

 

 

なぜ、

このイベントをするのか？

なぜ改革をするのか？

なぜ寄付をするのか？

 

 

 

この点がしっかり伝わるように

内容を考えましょう。

継続して毎年発信している

おたよりであっても、

「なぜ」を入れると印象が変わるかもしれませんよ。

 

 

 

（例）

アンケートや意見交換会の実施

 

何かと多忙な今の時代に、

どのようなPTA運営が望まれるかを会員の皆さんから伺い

家庭・仕事と調和のとれた活動量・活動内容となるよう

見直しを図りたいと考えています。

 

 

 

おたよりのフォーマットは

「背景・目的→手段→内容」

さて、ここまでの準備が終わったら、

実際におたよりの形にしていきましょう！

 

 

 

ここでの順番もゴールデンサークルを

活用するのがいいでしょう。

 

 

 

「Why→How→What」

日本語では、

「背景・目的→手段→内容」

です。

 

 

レッツ・ライト！

 

 

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０．タイトル

おっと、まず初めにタイトルでしたね。

タイトルは普通に「内容」でいいでしょう。

 

 

 

ブログの場合は選ばれるタイトルが重要ですが、

学校の場合、保護者が全く見ずに捨ててしまう

ということは考えにくいので、

オーソドックスでいいと思います。

 

 

 

（例）

「PTA運営に関するアンケート・意見交換会の実施について」

 

 

 

※ブログみたいに

「PTAがアンケートをする3つの理由」

などはやめましょう（笑）

 

 

 

１．背景・目的

なぜ？の部分ですね。




メモで考えた内容を文章のカタチにする

作業と考えてください。




メモがしっかり作れていれば

難しくはないはずです。




うまく書くことより、

なぜ？をしっかり書くことを意識しましょう。




（例）

 

日ごろはPTA活動にご理解・ご協力をたまわりありがとうございます。


さて、今年度PTA本部役員会では、わが校のPTA活動が現在の保護者世帯のライフスタイルにマッチしていないのではないかと考え、年度当初より検討を重ねてまいりました。



どのようなPTA運営が望まれるかを会員の皆さんから伺い、家庭・仕事と調和のとれた活動量・活動内容とするための検討を具体化していきたいと考えています。

 



２．手段

次は手段ですね。




目的を達成するための方法です。




・廃止する・回数を減らす

・新たに何かを行う

・外注化する

など、色々な方法があると思うので、

そのことを書きましょう。




（例）


つきましては、アンケートならびに意見交換会を実施することといたしました。

 


３．内容

最後に具体的な内容です。




アンケートなら、いつまでにどう提出するのか？

運動会警備の外注化なら、 どこの業者に委託するのか？




こういったことが最後にきます。




（例）


1.アンケート


別添のアンケート用紙を、〇月〇日までにご提出いただくか、ネットのアンケートフォームにご回答ください。（URL…）



2.意見交換会


〇月〇日 〇時から〇時

会場：〇〇小学校 〇〇会議室

アンケート結果を踏まえた意見交換を実施します。当日ご参加が難しい場合は、アンケートにご意見やご要望を記載してください。




友達にも見せてみよう

いかがでしたか？

うまい文章を作るというよりは

伝わることを目的にトライしてください！





最後に、できあがったものは、

第3者の目線でチェックしてもらい、

わかりにくいところを教えてもらって

改善を加えるのがいいでしょう。

 

 

 

夫婦で確認するのもいいですが、

ケンカにならないように（笑）　

 

 

 

あえて厳しい人に見てもらうのもいいですが、

その際には、

 

 

「いろいろ言いたくなるかもしれないけど、

明日には仕上げないといけないから、

こうしたらもっとよくなるという点を

2つだけ教えてね！」

 

 

といったことを伝え、

あれもこれも言われない、批判されない

ようにするのがオススメです。

 

 

 

さあ、友達のチェックを受けたら、

あとは先生や他の役員さんと一緒に、

保護者のみなさんにお届けしましょう！

 

 

 

では、頑張ってください！今回はこのへんで！

 

 

 

 

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