こんばんは。
PTA本部役員歴3年、PTAブロガーのいさおです。
PTAの会計担当や会計監査など、保護者が会計を担当する場面があると思うんですが、めっちゃ会計に詳しい人がやることって少ないと思うんですね。
あるいは会計担当でなくても、立替払いで領収書をもらうこともありますが、こういった場合も「領収書もらっておいてください」といった簡単な説明で、慣れていない人は、極端にいうと「領収書？レシートのこと？」って状態なんじゃないですか？
というぼくも、今でこそ会計に詳しいですが、20代の後半に恥ずかしい思いをした話があります。
ある会社から新幹線代を出してもらうのに「領収書もらってきて」と言われて、JRの発行するそれのことと分からず、ネットでダウンロードした領収書フォーマットを「〇〇会社様あて、いさお名」に変えたものを自分でプリントアウトして、自分のハンコを押したものを準備していたんですね。
それを見せた時、その会社の人は一瞬凍りついてましたよ（笑）
・・・あ、この話が通じてなかったら、あなたもやばいかもですよー、ぜひこの続きも読んでみてください！
社会人になってしばらくしてもその程度でしたから、会計の仕事をやったことのない人や経費立替払いの経験がない人は、会計のことをわからなくて当然だと思うんですよね。
今回はPTAの会計事務の中の領収書のお話を書きたいと思います。
ぼくは企業の経理部に4年半いましたし、現職でも年間で数十件の会計伝票を処理していますので、ちょっといい話が書けると思います。PTAでも会計書類全部見てます！
では今日もピーブロ（PTA2.0ブログの略）よろしくお願いします！
NGレベル１：学校あての領収書
ではいきなり本題に入っていきますね。
領収書のあて名が学校名だと、学校が払うべきお金をPTAが払ってしまったという証明になります。書類上は。
コレがめちゃ危険ですのでご注意ください。
学校教育法では学校に必要な経費は学校の設置者が負担することになっているので、PTAという外部団体からお金が出ていれば問題です。
領収書は証拠書類として効果が強いものですから、「PTAで必要な経費をPTA会計から払っている」ことがしっかり残るようにしておきましょう。
学校教育に必要な備品なのに、PTAで買っているのはいけないことですが、グレーゾーンもかなりあるので難しいところ。
自治体の予算も厳しいでしょうから、学校の予算が一気に増えることも期待しにくい中で、グレー部分をポジティブに捉えるかネガティブにとらえるかは賛否ありそうですね。
その議論はまたにするとして、今回の記事で言いたいのは会計事務の話です。
PTAでお支払いしている限りは領収書のあて名は全てPTAとしなければいけないということを覚えておいていただければと思います。
NGレベル２：個人あての領収書
ここから先は問題になる可能性は極めて低いので、知識として知っておくと良いレベルです。
個人あての領収書では、PTAに必要なものだったかがわかりにくい場合があるので、出来るだけPTAの名前にしてもらいましょう。
個人的に買ったものを、PTAが払っているのではと疑われたとしたら、少し余計な説明をしないといけなくなるかもしれません。
逆にあて名がPTAだったらなんでもオッケーってわけではなく、内容も大切です。
地域や連合会などの親睦会と称した飲み会のお金などは、内容次第ではあまらPTAで支払うのは好ましくないでしょう。
NGレベル３：組織名あての領収書
契約行為や請求行為は組織ではなく、人が行うものというのが正式なようです。
国際的な会合でも大統領が合意文書にサインしてますよね。あれはアメリカという国ではなく、アメリカ合衆国の代表である大統領〇〇氏という人であることで責任を明確にしているのです。
「〇〇小学校PTA会長 〇〇〇〇様」と書いてもらうのが一番確実です。
まあでも何億円の契約をしているわけではないので、「PTA様」だけでも問題となることはないでしょう。
前職時代にはぼく自身、かなり経費精算しましたが、会社名だけで処理可能でしたから。
まとめ：最低限、学校あてはやめましょう
基本的には任意団体であるPTAの会計で、別に税務署の監査を受けるようなこともないでしょうから、ガチガチにやる必要はないと思います。
ただ、PTAの問題がマスコミや国レベルで取り上げられると、可能性はゼロではありませんね。
それと怖いのはPTAに悪意を持っている人の内部告発ですね。
PTA側が悪じゃない前提で話しますが、学校や子ども達のためにいろいろやってみたり、前例にならって会計処理をしていても、知らないがためにアウトなことをしている可能性はあります。
悪意のある人がPTAの会計監査になり、いろいろと指摘をされると本題と関係のないことですごく面倒なことになりかねないので、まずはできることからしっかり足元を固めるのは大事だと思います。
領収書あて名をPTA名に統一する
ぜひ取り組んでみてください。
では、今回はこの辺で！
※領収書で表現を統一しましたが、請求書や納品書などもすべて同じ考え方です。
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— いさお@組織の中でも自分らしく生きる (@isao67) 2019年6月1日
コメント
コメント一覧
宛名のところあるじゃないですか…〇〇様って書くところ。
それって、領収書をもらう側が書くのってありですか？
（会社の経費とかなにか処理上の問題ではなくて…）
キチンと宛名は〇〇小学校PTA様になるのですが…。私はお金を受け取った側（支払い先）が書くものだと思っていたのですが（会計経験時にも相手側に書いてもらいました）
宛名を記入された領収書を渡され、受け取った金額も記載されている。
最後に名前と印鑑だけ。は書いてもらう。
手間を省くために…？
どうなの？と昨年度質問を受けました。
①立替払などの場合
支払う側が書きますよ。支払ったことの証明になります。
もらった側で書くパターンもあることはありますね。ＪＲで新幹線に乗るとあて名欄が空いた領収書が発行されそこに自分であて名を書く感じです。
セミナー参加の領収書なども受け付けが混乱するため、あて名ナシのものを渡して自分で書いてもらうようなパターンもあります。
習慣上そうしているものは、とくに問題とはならないと思います。
②PTAが支給するお金について
PTAが支払うものについて、受領したことを証明する領収書を相手からいただく場合もありますね。
その場合はこちらが用意した領収書に、相手に名前と印鑑をもらうのは一般的だと思います。
誰が作ったかではなく、誰から誰あてなのかというのが明示されていることが大切なので。
この2パターンがあるのかなと思いますし、どちらも問題にはならないです。
現在、部活の保護者の会（任意）の会計をしています。
PTA本部も2度経験しており、庶務、会計担当でした。
今回教えて頂きたいのは、
一緒にやっている役員の方が購入した物を精算しようとしたら、渡されたのは私物と混在しているレシート（内税表記）でした。
いさおさまが書かれているように、私も今まで〇〇様と書いてある領収書と、レシート又は購入した物の詳細が記されているものしか扱った事が無かったので、これは困ると言いました。
そうしたら、青色申告のページを見て下さいなど、レシートでも可能ですなど、精算申請書を作るので一緒に提出しますなどと言われました。
みんな、それはダメと思っているのですが、如何思われますか？
コメントありがとうございます^_^
レシートが申告に使えることは確かです。任意団体の会計で、税務署に申告するわけではないので、会のみなさんが納得することが大切ですね。
会で必要なものを買ったことがそのレシートで明らかになっていれば問題はないと思いますよ。もし分からなければ購入したものの写真を残すなど補足する方がいいですね。
表示が「雑貨」とかで高額だったりすると話は変わってきますし、一緒に買った商品や、お店の業種などにもよりますね。
一般的にはレシートであっても私物の購入とは分けてもらうのかなと思っています。次回からそのようにお願いてみてなどうでしょうか？
ちなみにおいくらの何なんですか？
なるほど。
購入した物は、楽器のケースです。
その方、手芸が得意なようで去年も作成しているとの事で、先生も承認済みとの事でした。
代表のグループラインでも他の方からの異議も無いので支払いは良しとしているのに、申請書を本人が勝手に作成し提出しますと言うし困ったもんです。
ただ、去年は実際に使わなかったものはレシートに線を引き、使ったものだけ精算してもらったと言うのですが、そのやり方も、結局私物と混ざってるレシートと同じ扱いになると思うのですが…
購入額は全部で607円と大したことは無く、購入した物はケースを作る際に必要なボタンとか布です。
写真も送られてきています。
おっしゃる通り、写真も添付しておくの良いですね。
あと、今後は私物と分けて欲しいのと、他の方からはいさおさんのように領収書と詳細が分かる物、店員さんの印があるものがベストとの事だったので、それは徹底していきたいと思っているところです。
購入した物は、楽器のケースを作る際に必要な手芸用品です。
レシートに対象以外のものに線を引くことでもオッケーと思います。
ひょっとしてその方はこちらへの対応が横柄だったりしますか？同じことを言っていても、言い方がキツかったりするとみんな反発したくなりますからね。
毎回そのようなレシートで処理されるのはやはり良くないでしょうから、次からは徹底してもらった方がいいですね！
ありがとうございます。
おっしゃる通り、横柄な方です。
その方もPTA本部の経験者で、その方の代でその方の提案で会計ソフトを購入したそうです。
そこまでしなくても良いと思ったし、みんな関わるのが嫌だったから従ったのだと思います。その方と一緒に本部をやった友達から聞かされた時、そんな事に会費を使ったの？と思いましたね。
今でも青色申告のやり方を元にしたいようですが、私はそんなに複雑化しなくても良いのでは？とお伝えしたら、連日ご自身の考えをアピールするLINEを送ってきて、みんなもう限界です。
ほぼ、相手にしていません。
出費はほぼ楽器の修理やメンテナンスくらいですが、手芸が得意だから作りましょうか？と先生に言ったのではないかと思います。
悪口みたいになってしまいましたが、他の方もその人には気をつけたほうがいいと先輩のお母さんから言われたそうです。
一応、購入の際には領収書とのやり方は皆同感ですので、今後徹底していきたいと思います。